Les Préinscriptions onglet Famille
Création des fiches Responsables et gestion de potentiels homonymes/doublons
Créer des fiches Responsables
Deux possibilités pour l’onglet famille :
-
Saisie d’un responsable avec son conjoint (cas de parents habitants à la même adresse), lors du transfert dans la base élève, deux fiches familles seront créées avec la notion de foyer
; -
Saisie de 2 responsables domiciliés à 2 adresses différentes (cas de parents séparés), lors du transfert dans la base élève, deux fiches familles seront créées.
1 |
Espace dédié aux renseignements généraux du responsable légal n°1 (Etat civil, Coordonnées et informations professionnelles) |
2 |
Espace dédié aux renseignements généraux du responsable légal n°2 (conjoint ou parent séparé du légal1) (Etat civil, Coordonnées et informations professionnelles). |
3 |
Si la case Même adresse est cochée, une seule adresse pourra être renseignée pour les personnes vivant au même domicile. Le fait de retirer cette coche permet la saisie d’un responsable légal de cet élève à une autre adresse.
La case Même adresse est cochée par défaut car elle conditionne l’affichage des responsables légal 1 et légal 2. Si les deux responsables n’habitent pas à la même adresse : décocher la case Même adresse pour permettre la saisie de l’adresse du second responsable dans la partie Responsable légal 2. |
4 |
L’icône |
5 |
Nb enfants : ce champ n’est pas modifiable. Il se calcule seul en fonction du nombre d’enfants présents sur l’année en cours et attachés au responsable dans votre base Elèves (il ne tient pas compte des enfants saisis en préinscription). |
Menu de la fiche de préinscription :
Remarque :
Pour les nouvelles familles (celles qui n’ont pas d’enfants déjà présent dans l’établissement), on ne peut saisir les chèques d’acompte en comptabilité qu’à partir du moment où au moins un élève sera transféré dans la base élève (et donc que la famille soit présente en comptabilité).
Recherche des Homonymes/Doublons Famille
En modification sur l'onglet Famille : cliquer sur 
1 |
Responsable principal aujourd’hui : responsable qui est en demande de préinscription |
2 |
Responsable déjà existant : responsable existant dans les préinscriptions ou dans la base Elève |
3 |
Famille existante dans la base élève : il n’y a pas de coche dans la colonne Préins. |
4 |
Famille existante en préinscription, il y a une coche dans la colonne Préins. |
5 |
Après avoir sélectionné la ligne de la famille déjà existante, cet espace vous montre la saisie telle qu’elle serait en validant ce choix. |
6 |
Cliquer sur |
En cliquant sur 
vous affichez la fiche du responsable pour pouvoir actualiser les informations saisie par les responsables lors de la préinscription.
En cliquant sur 
vous pouvez également faire une recherche de famille en partant d’un nom d’élève
Si vous constatez que c'est un homonyme
Cliquer sur 
Ensuite, depuis la fiche de préinscription, voici la procédure pour supprimer le gyrophare avec le bouton
Etape 1 : Cliquer sur la baguette magique 
pour enlever le gyrophare.
Etape 2 : Cliquer sur « Valider l’homonymie responsable »
Etape 3 : Confirmer en saisissant votre nom d’utilisateur et cliquer sur 
pour valider.
Si vous avez affecté par mégarde un responsable existant dans la base administrative à un élève préinscrit, vous pouvez supprimer le lien entre le préinscrit et le responsable en cliquant sur la gomme 
.
Si les parents sont séparés, la rubrique Même adresse n’est pas cochée.
La recherche d’homonyme doit se faire sur chaque responsable (légal1 et légal 2) avec l’icône 
