Les Préinscriptions onglet Elèves

Pour créer ou modifier des fiches de préinscription en local dans l'établissement même si vous avez ouvert les préinscriptions en ligne

Créer ou modifier des fiches de préinscription

Pour saisir une nouvelle fiche de préinscription, cliquer sur .

Pour la modifier, cliquer sur

1	Espace dédié aux renseignements généraux de l’élève (Etat civil, Naissance et Etablissement actuel).
2	Saisie de la scolarité souhaitée : la filière et la formation associée (=MEF)
3	Affichage des options académiques, liées au profilage STS Web pour le 2^nd degré et à l’import des langues 1D pour le 1^er degré. Pour ajouter une option sur l’élève cliquer sur et pour en retirer cliquer sur .
4	Affichage des options internes (paramétrées lors de la mise en place de la filière). Pour ajouter une option sur l’élève cliquer sur et pour en retirer cliquer sur . Remarque : l’ordre des options est lié au paramétrage effectué dans la filière.
5	Permet de faire le suivi des dossiers
6	Possibilité de saisir la date et l’heure du rendez-vous. Aucun contrôle n’est effectué sur ces champs car il peut avoir différents personnels de l’établissement qui effectuent les rendez-vous en même temps.
7	Tableau regroupant toutes les pièces de dossier paramétrées sur cette filière, l’état des pièces est modifiable au fur et à mesure que les dossiers sont complétés. Trois états sont possibles : / / : il suffit de cliquer sur l’état pour en changer. permet de choisir un état pour l’ensemble des pièces permet de joindre une pièce au dossier (par exemple un pdf envoyé par mail par les familles) pour détacher ce fichier joint, cliquer sur Indique qu’une pièce jointe a été insérée par l’établissement en local Indique qu’une pièce jointe a été insérée lors de la préinscription par une famille. Ces documents sont hébergés sur les serveurs EcoleDirecte et restent donc accessibles tout le temps, sauf si vous cliquez sur , cette manipulation retire définitivement la pièce jointe. L’icône permet de visualiser en même temps toutes les pièces reçues. Lorsque l’élève sera transféré dans la base Elève, ces pièces seront consultables et modifiables depuis la fiche Elève, onglet Infos Comp., en cliquant sur . Sélectionner l’année Sélectionner la liste des pièces Cliquer sur plume pour modifier Remarque : Utiliser l’état Non concerné quand une pièce n’est pas à transmettre par une famille.

En cas de saisie d’un homonyme Elève

Lorsque vous saisissez un nom d’élève déjà existant, cette fenêtre s’affiche :

1	Si le nom apparaît dans un bandeau bleu, il s’agit d’un élève déjà existant dans votre base Elèves de l’année
2	Si le nom apparaît dans un bandeau violet, il s’agit d’un élève déjà existant dans votre base Préinscriptions
3	S’il s’agit d’une nouvelle préinscription, cliquer simplement sur la

Si vous avez affecté par mégarde un élève existant dans la base administrative à un élève préinscrit, vous pouvez supprimer le lien entre l’élève et le préinscrit en cliquant sur la gomme

En cas de saisie d’un homonyme Famille

La fenêtre « Recherche d’un homonyme famille » s’ouvre : Cf Aide de cette fenêtre. Ou paragraphe ci-dessous.

Ce bouton permet de Transférer les préinscrits acceptés vers la base élève en cours, et ainsi compléter la saisie des dossiers. Ils seront alors considérés en inscription dans la base Elèves.

Ce bouton s’affiche lorsque vous n’êtes pas en modification sur la fiche de préinscription.

Créer des fiches Responsables

Deux possibilités pour l’onglet famille :

Saisie d’un responsable avec son conjoint (cas de parents habitants à la même adresse), lors du transfert dans la base élève, deux fiches familles seront créées avec la notion de foyer ;
Saisie de 2 responsables domiciliés à 2 adresses différentes (cas de parents séparés), lors du transfert dans la base élève, deux fiches familles seront créées.

Menu de la fiche de préinscription :

Remarque :

Pour les nouvelles familles (celles qui n’ont pas d’enfants déjà présent dans l’établissement), on ne peut saisir les chèques d’acompte en comptabilité qu’à partir du moment où au moins un élève sera transféré dans la base élève (et donc que la famille soit présente en comptabilité).

Rechercher des Homonymes/Doublons sur l'onglet Famille

A partir de l'onglet Famille : cliquer sur

1	Responsable principal aujourd’hui : responsable qui est en demande de préinscription
2	Responsable déjà existant : responsable existant dans les préinscriptions ou dans la base Elève
3	Famille existante dans la base élève : il n’y a pas de coche dans la colonne Préins.
4	Famille existante en préinscription, il y a une coche dans la colonne Préins.
5	Après avoir sélectionné la ligne de la famille déjà existante, cet espace vous montre la saisie telle qu’elle serait en validant ce choix.
6	Cliquer sur pour confirmer votre choix et la nouvelle fiche famille sera remplacée par la fiche famille existante.

En cliquant sur vous affichez la fiche du responsable pour pouvoir actualiser les informations saisie par les responsables lors de la préinscription.

En cliquant sur vous pouvez également faire une recherche de famille en partant d’un nom d’élève

Si vous constatez que c'est un homonyme

Cliquer sur

Ensuite, depuis la fiche de préinscription, voici la procédure pour supprimer le gyrophare avec le bouton

Etape 1 : Cliquer sur la baguette magique pour enlever le gyrophare.

Etape 2 : Cliquer sur « Valider l’homonymie responsable »

Etape 3 : Confirmer en saisissant votre nom d’utilisateur et cliquer sur pour valider.

Si vous avez affecté par mégarde un responsable existant dans la base administrative à un élève préinscrit, vous pouvez supprimer le lien entre le préinscrit et le responsable en cliquant sur la gomme .

Si les parents sont séparés, la rubrique Même adresse n’est pas cochée.

La recherche d’homonyme doit se faire sur chaque responsable (légal1 et légal 2) avec l’icône

Onglet Autres élèves

Cet onglet permet de visualiser les autres enfants rattachés au responsable légal 1 et légal 2 le cas échéant.

La fiche doit être validée pour que cet affichage apparaisse.

Onglet Complément

1	Espace de saisie libre, les informations présentes dans cet emplacement seront transférées avec l’élève s’il est accepté. Les annotations sont éditables en cliquant sur l’icone
2	Tableau des informations complémentaires élève. Information complémentaire qui suivra l’élève lors de son transfert en base Elève s’il est accepté.
3	Tableau des informations complémentaires préinscription.Information complémentaire qui ne sera visible qu’en préinscription, qui ne suivra pas l’élève lors son transfert en base Elève s’il est accepté.

1	Espace dédié aux renseignements généraux du responsable légal n°1 (Etat civil, Coordonnées et informations professionnelles)
2	Espace dédié aux renseignements généraux du responsable légal n°2 (conjoint ou parent séparé du légal1) (Etat civil, Coordonnées et informations professionnelles).
3	Si la case Même adresse est cochée, une seule adresse pourra être renseignée pour les personnes vivant au même domicile. Le fait de retirer cette coche permet la saisie d’un responsable légal de cet élève à une autre adresse. Remarque : La case Même adresse est cochée par défaut car elle conditionne l’affichage des responsables légal 1 et légal 2. Si les deux responsables n’habitent pas à la même adresse : décocher la case Même adresse pour permettre la saisie de l’adresse du second responsable dans la partie Responsable légal 2.
4	L’icône ouvre la fenêtre de recherche des homonymes/doublons, visible uniquement si vous êtes en modification sur l’onglet famille, après avoir cliqué sur . Cf Aide de la fenêtre « Recherche d’un homonyme famille ».
5	Nb enfants : ce champ n’est pas modifiable. Il se calcule seul en fonction du nombre d’enfants présents sur l’année en cours et attachés au responsable dans votre base Elèves (il ne tient pas compte des enfants saisis en préinscription).